Hvad kommer?
De fleste af os er efterhånden overbeviste om at der kommer øgede krav til systematik i arbejdsgange, kvalitet og især øgede krav om at vi løbende dokumenterer hvad vi gør. Ikke nok med at kravene er stigende, vi skal måske oven i købet akkrediteres, hvilket betyder, at arbejdsgange skal følge fastlagte planer og at vi har måder at følge op på, så planen ikke svigter eller med tiden forringes. Denne artikel handler om ét bestemt aspekt af kvalitetssikring og akkreditering, nemlig datalogning: overvågning af udstyr og dokumentation af samme.
Hvor kommer det fra?
Men hvor kommer de stigende krav fra? Kravene kommer, fordi det er en tendens i samfundet. En tendens der giver udslag i ny lovgivning, direktiver, og forordninger. Det ses i form af GLPregler, FDA- regler, EU- krav og national lovgivning. Også din virksomhed øger egne krav om dokumentation. Bl.a. fordi kvalitet er blevet en konkurrenceparameter, men også fordi datalogning og dokumentation i sig selv er et driftsredskab. Og sidst men ikke mindst – eller måske endda i første række: Vores egne, personlige ønsker om kvalitet og systematik i eget arbejde. Det er rart når vi ikke bare yder så godt vi kan, men også ved, at vi yder på eller over kvalitetsmålet. Og når vi selv er ”kunder i butikken” ønsker vi naturligvis, at kvaliteten er optimal og ens for alle.
Hvorfor datalogning og dokumentation?
Når udstyret virker og alle gør hvad de skal, er kvaliteten i orden. Men snart er det ikke længere godt nok at kvaliteten bare er i orden, vi skal også vise at den er det, i form af dokumentation! Et andet aspekt er, at når noget går galt uden at nogen lægger mærke til det, så er det ikke godt. For at holde en høj kvalitet, skal fejl og mangler frem i lyset – opdages og korrigeres. Så vi datalogger for at have sporbarhed, både når det går godt og når det går galt. Datalogning giver også en anden fordel, såfremt en fejl ikke bare opdages, men opdages i tide, kan der korrigeres inden der forvoldes skade. Stiger temperaturen i f.eks. en fryser til et uacceptabelt niveau, kan sporbarheden sikre, at indholdet kasseres inden det benyttes forkert og måske forvolder skade. Men bevirker datalogningen desuden en alarm til rette vedkommende i tide, kan situationen reddes inden der sker skade på selve indholdet. Så de gode grunde til datalogning er dokumentation (sporbarhed) og alarmer. Den traditionelle måde at logge data, er manuel aflæsning og en formular, hvorpå der skrives målt værdi, dato, tid, initialer, etc. Dette foregår dagligt, rigtig, rigtig mange steder. Men det skal automatiseres, så den manuelle procedure elimineres – af flere grunde. Den første grund, er at den dyrebare arbejdstid kan anvendes mere fornuftigt. For det andet, når datalogning automatiseres, sker aflæsning ikke bare én gang i døgnet, men med minutters mellemrum døgnet rundt, så man i stedet for en enkelt aflæsning, får en kurve. Og når dataloggeren alligevel aflæser med minutters mellemrum, kan den alarmere i tide, når noget går galt.
Vi logger allerede
Men hos os logger vi da allerede i et vist omfang, er det ikke godt nok? Dette kan besvares i to ord: ”jo, men…”. Men’et går på at man mange steder logger uden en overordnet holdbar strategi eller uden at kunne anvende dokumentationen. Kan du f.eks. kende jer selv på en eller flere af følgende beskrivelser?
- Vi har et system til at logge, men data føres ikke videre i anvendelig form.
- Vi har et system til at logge, men data derfra er ikke rigtig tilgængelige for mig i daglig praksis – det er for besværligt.
- Vi har manuel, tidskrævende logning der ender på papir, som bagefter skal flyttes videre som endnu en manuel arbejdsgang.
- Vi har udstyr hvorpå der ikke logges, men burde....
- Vi har alarmer på det vigtige udstyr, men vi logger ikke.
- Vi har udstyr hvorpå der kun logges periodisk.
- Vi har en række forskellige systemer hvor de loggede data nogen gange er på papir, andre gange ender i forskellige pc’ere – hvor data så bliver liggende.
- Vi bruger relativ megen tid først på logning og siden på at flytte og arkivere de data der er blevet logget.
- Vi har ingen reel strategi for at sikre at data kan fremfindes efter den påkrævede periode (krav kan være få dage, 1, 5 eller 30 år, alt afhængigt af anvendelse).
Såfremt du kan genkende noget i ovenstående, bør strategien måske overvejes? Er svaret CTS? Det kan det være. Der er forskel på CTS-systemer, og nogle er mere velegnede til logning end andre. CTS-systemer er som udgangspunkt beregnet til at styre bygninger, og kan have problemer med større datamængder. Data i CTS-systemet ender måske på steder, hvor der er begrænset tilgang for de daglige brugere og for kvalitetssikring. Megen selvkontrol gennemføres ikke, fordi dét at fremskaffe data i sig selv er for tidskrævende. Spørgsmålet er: kan I finde data igen? Lakmusprøven: Kan vi på 5 minutter finde data for hvordan f.eks. temperaturen i køleskab nr. 15 havde det i går i et bestemt tidsrum? …eller finde ud af hvilket program autoklaven kørte i formiddags?
Den nemme løsning– Logos Logit
Findes der en nem løsning til datalogning, dokumentation og overvågning? Det mener vi! Logos Logit er et produkt udviklet i samarbejde med teknisk personale på Hvidovre Hospital med det ene sigte, at løse de ovenfor beskrevne problemstillinger på en strategisk holdbar måde. Logos Logit er standardiseret måleog dataindsamlingsudstyr som billigt og effektivt monteres på alle former for udstyr. Målinger føres via standard edb-netværk (evt. trådløst) til en central server. Se på Logos Logit som et supplement til eksisterende systemer. Logos Logit tager udgangspunkt i åben lagring af data. Der kan logges på alt, fra temperatur, flow, fugt, strøm, og tryk til logning af data fra avanceret udstyr som f.eks., vaskeprogrammer eller stregkoder. Logos Logit er en permanent og centraliseret logning af data, der baserer sig på en SQL database. Funktionen er plug-and-play – der er ingen opsætning eller programmering på målestedet. Ingen manuelle procedurer: Når først et målepunkt er etableret, er måling og lagring helt automatisk. Når vi skriver denne artikel, er det selvfølgelig fordi vi oplever at Logos Logit kan underbygge en solid strategi for dokumentation.
Forkant eller bagkant?
Vi du være på forkant med dokumentation og datalogning? Det handler om økonomi og det handler om at prioritere sin tid med omhu. Med henvisning til denne artikels overskrift, mener vi, at alle snart er nødt til at forholde sig til dokumentation og have en strategi parat. Det kan godt være, at den praktiske implementering kommer til at ske hen ad vejen, som tid, planer og økonomi tillader. Med andre ord, det er ok at være på bagkant med anskaffelse og installation, men det er bedst at være på forkant med en strategi for hvordan. Logos Logit er et skalérbart system, der tillader gradvis implementering efter behov og i takt med at økonomien rækker. Der er ingen væsentlige etableringsomkostninger, årlige licenser eller andre omkostninger der overrasker. Du kan således starte med et mindre antal og udbygge til mange enheder, uden begrænsninger. Omkostningerne følger den nødvendige kapacitet.
Mere om emnet og om Logos Logit
Læs også om Logos Logit i maj-nummeret af Hospital, Drift & Teknologi. Også Maskinmesteren bragte en artikel om Logos Logit i deres maj-nummer.
