Udsprunget af behov for overblik og mindre administration
For at sikre, at man bruger ressourcerne bedst muligt og samtidig reducere administrative rutiner, har man i Teknisk Afdeling på Hvidovre Hospital udviklet et helt specielt registrerings- og informationssystem, kaldet I-Tavlen.
I spidsen for projektet står maskinmester Bjarne Tjørnelund Andersen, som peger på en række væsentlige forhold, som I-Tavlen løser i dagligdagen. ”I disse tider, hvor vi alle skal optimere vores administrative opgaver, fordi vi til stadighed får flere arbejdsopgaver på færre administrative hænder, er det en befrielse, at I-Tavlen har overtaget en triviel administrativ opgave”.
Tidligere har man anvendt indskrivning i en bog og udlevering af et almindeligt gæstekort, som gæster/hånd værkere skulle bære under besøget. Ulempen var, at kun den som sad med registreringsbogen kunne se, hvem der var til stede, og hvem man dermed kunne trække på til diverse opgaver, der måtte opstå i løbet af dagen. Desuden er det ofte de samme håndværkere, der kommer gang efter gang, og en manuel indskrivning ved hvert besøg er bare ekstra administration.
Nyt moderne system
Med det nye system bliver man indskrevet i adgangssystemet, og får udleveret et adgangskort, der, ligesom et med arbejderkort, indeholder en chip. Med denne chip kan man så tjekke ind og ud af hospitalet via en kortlæser placeret ved indgangen.
Læseren er monteret i forbindelse med en trykfølsom monitor, hvor man kan se, at registreringen er gennemført. Efter check-in vil man blive vist med navn, firma og diverse kontaktdata på en stor monitor i Teknisk Afdeling. Glemmer man at tjekke ud, sker det automatisk, efter afslutning af en normal arbejdsdag relateret til den pågældende person.
Fordele for både interne og eksterne
Det nye system indebærer en lang række fordele for både eksterne håndværkere og de fastansatte. De eksterne skal ikke vente på at blive skrevet ind, og de fastansatte kan hurtigt få overblik over, hvem der er til stede på hospitalet på det pågældende tidspunkt og dermed også hvilke ressourcer, der er til rådighed. Opstår der pludselig en akut opgave f.eks. for en elektriker eller en VVS’er, kan man hurtigt se på oversigtsmonitoren, hvem der aktuelt er til stede på hospitalet. Dels den pågældende person og dennes kontaktdata, dvs. mobiltelefon mm, dels hvilket firma, den pågældende kommer fra.
Overblik i modsætning til overvågning
For at få et komplet overblik over de samlede ressourcer, har man valgt, at de ansatte også vises på den store monitor. Ikke som en overvågning, men som en information.
Bjarne Tjørnelund Andersen peger på det vigtige i, at ”I-Tavlen samler personalet, der er spredt over store geografiske afstande, idet vi altid ved hvem af vores kollegaer, der er tilstedet”.
En anden vigtig funktion er, at de ansatte i det nye system selv indskriver de opgaver, som de er knyttet til eller har udført. Ved at sammenholde disse informationer, kan man hurtigt se, hvilke opgaver der senest er udført, samt om en person er til stede, er syg eller har ferie.
Alle informationer vises ved hjælp af 3 oversigtsbilleder, der veksler med 10 sekunders mellemrum.
Bjarne Tjørnelund Andersen lægger i den forbindelse vægt på, at ”I-Tavlen opfylder kravet om en let og enkel administrationsgang, hvorfor alle, uanset uddannelsesbaggrund, kan anvende systemet efter få minutters instruktion.”
Systemet bygger på Microsoft ”SharePoint”
På Hvidovre Hospital har man valgt at bygge I-Tavlen op omkring brugen af Microsoft SharePoint. Det er en webbaseret videndelings- og dokument styringsportal, der kan benyttes til at udveksle oplysninger med andre samt tilgå specialiserede webdele som opgavelister via en browser.
En vigtig pointe ved at anvende SharePoint er, at man ikke er bundet til en bestemt lokation. Indtjekning og monitors kan placeres, hvor der er behov for det, og det er også muligt at få adgang via smart phone eller tablets.
Der har i udviklingen været lagt vægt på at få den bedst mulige grafiske fremstilling, så man hurtigt kan opnå overblik, også på lang afstand.
Viser også TC-vagtens logbog og aktivitetskalender
TC Vagten noterer dagligt opgaver ind i SharePoint, og systemet kan foruden personrelaterede informationer hente og vise TC Vagtens logbog med de seneste hændelser. I tilfælde af at nye fejl dukker op, kan man hurtigt se, om det kan være forbundet med anden opgave, der er løst i samme område.
Kalenderdelen bruges til at vise både nyheder og diverse planlagte aktiviteter f.eks. i forbindelse større ombygninger eller server vedligehold eller andet på IT systemet. Dette giver brugerne mulig hed for at planlægge deres aktiviteter i henhold hertil.
Udviklet i samarbejde med Logos Logit
Firmaet, der har udviklet og leveret I-Tavlen til Hvidovre Hospital, er det danske firma Logos Logit A/S, som bedst er kendt på hospitalerne via deres web-baserede Logit-system til overvågning af temperatur i køle- og fryseskabe, samt en række andre tekniske overvågninger.
Jannik Holm fra Logos Logit oplyser, at det har været en spændende opgave, som, selvom den ligger lidt udenfor vores vanlige aktivitetsområde, har en række paralleller til Logit systemet, som vi har brugt ved opbygningen af I-Tavlen. Det har været motiverende at se vores system brugt på et nyt område, og samtidig giver det en bredere platform overfor hospitalerne, idet vi håber, at også andre hospitaler kunne være interesseret i I-Tavlen.
